Il calendario non serve solo a ricordare la data
Per molto tempo il calendario è stato soprattutto uno strumento per sapere che giorno è. Oggi, però, la difficoltà raramente riguarda la data: riguarda tutto quello che quella data contiene.
In una settimana normale si accumulano cose diverse tra loro: un appuntamento fissato settimane prima, una scadenza che arriva senza preavviso, un evento familiare, un impegno di lavoro, una consegna da rispettare. Presi singolarmente sono facili da ricordare. Messi insieme, cominciano a sovrapporsi.
Avere tutto in un unico calendario cambia soprattutto una cosa: permette di vedere la giornata (e la settimana) nel suo insieme, invece che come una serie di impegni scollegati. È così che ci si accorge in anticipo di due appuntamenti troppo vicini, di una scadenza che cade in un giorno già pieno, o di una settimana che conviene alleggerire.
Calendario o agenda: qual è la differenza?
I due termini vengono usati quasi come sinonimi, ma indicano due modi diversi di guardare il tempo.
Il calendario guarda l'insieme
Il calendario mostra il tempo dall'alto: il mese, le settimane, i giorni. Serve a collocare le cose nel tempo e a capire quanto manca a un evento o a una scadenza.
L'agenda guarda il dettaglio
L'agenda entra dentro la singola giornata: gli orari, la sequenza delle cose da fare, gli spazi liberi. Serve a organizzare le ore, non i mesi.
In un'agenda digitale le due viste convivono: si parte dalla panoramica del mese e si scende nel dettaglio del giorno quando serve. Aggiungendo i promemoria, il calendario smette di essere solo qualcosa da consultare e diventa qualcosa che avvisa al momento giusto.
Come organizzare meglio gli appuntamenti
Non serve un metodo complicato. Nella maggior parte dei casi bastano poche abitudini costanti.
- Segna subito, non dopo. Il momento migliore per registrare un appuntamento è quello in cui viene fissato: rimandare è la causa più comune delle dimenticanze.
- Metti tutto nello stesso posto. Impegni divisi tra biglietti, messaggi a se stessi e app diverse costringono a ricordarsi anche dove sono scritti.
- Considera il tempo intorno all'impegno. Un appuntamento delle 15:00 spesso comincia alle 14:30, tra spostamento e preparazione.
- Distingui gli orari fissi dalle cose flessibili. Prima si collocano i punti fermi della giornata, poi si distribuisce il resto negli spazi rimasti.
- Guarda avanti una volta a settimana. Pochi minuti di controllo bastano per accorgersi in tempo delle giornate troppo piene.
- Imposta le cose che si ripetono. Ricorrenze, rinnovi e controlli periodici vanno registrati una volta sola, non ogni volta da capo.
Perché usare un calendario con promemoria
Un calendario senza avvisi funziona solo se ci si ricorda di aprirlo. Ed è proprio nelle giornate più piene — quelle in cui servirebbe di più — che si tende a non guardarlo.
Il promemoria risolve questo passaggio: non è l'utente a dover cercare l'informazione, è l'informazione ad arrivare quando serve. Il vantaggio è più evidente in tre situazioni.
Gli appuntamenti fissati con molto anticipo
Una visita prenotata a mesi di distanza è tra le cose più facili da dimenticare, perché nel frattempo esce completamente dalla mente. Un avviso qualche giorno prima la riporta in superficie.
Le scadenze senza sollecito
Rinnovi, pagamenti e documenti in scadenza spesso non avvisano nessuno. Il promemoria fa da sollecito al posto loro, con il margine necessario per agire senza fretta.
Le giornate diverse dal solito
Un viaggio, un turno differente o una settimana fuori dagli schemi tolgono i riferimenti abituali. In quei giorni un avviso al momento giusto vale più di qualsiasi buona intenzione.
In MiRicordi lo stesso principio si estende ad altri ambiti della vita quotidiana: dalle scadenze delle bollette ai documenti da rinnovare, fino alle ricorrenze e ai compleanni, fino agli impegni del lavoro e agli allenamenti dello sport.